différence SAE et GED

Quelle est la différence entre GED et SAE ?

Quand on parle de la dématérialisation des contenus et des données, on évoque très souvent les solutions de GED et de SAE. Ces deux procédés sont confondus lorsqu’il est question de transformation numérique et de dématérialisation des entreprises. Pourtant, leurs fonctions et objectifs sont très différents. Découvrez clairement ce qui distingue la GED du SAE.

Pour ceux que cela intéresse, Archimag a développé un dossier très complet sur le SAE et propose un mini-mooc sur le sujet : L’archivage électronique : comprendre les enjeux et mettre en œuvre son projet

En quoi consiste la GED ?

La GED (Gestion Electronique des Documents) ne doit pas être perçue comme une démarche visant simplement à sauvegarder des documents. Plus qu’un procédé de numérisation, de stockage et d’archivage, c’est une solution puissante permettant d’optimiser la gestion quotidienne des affaires au sein de l’entreprise.

La création d’une base de données de documents classés, indexés et à portée des utilisateurs favorise une collaboration efficace. On s’en rend compte par exemple avec l’échange des documents qui se fait de la meilleure des façons et la création de cercles de contrôles ou groupes de travail. La GED permet de modifier, supprimer ou déplacer un document tout en assurant la traçabilité des actions réalisées et en garantissant une sécurité optimale de tous les documents, contrairement au SAE qui fournit un stockage normalisé des données. Aussi, la GED se présente comme un ensemble de particularités métier puisqu’elle intègre les procédures de qualité, accorde de l’importance au cycle de vie des documents et favorise une interaction parfaite avec les applications métier. Ce procédé de gestion met également en avant des fonctions techniques qui permettent de réaliser diverses actions sur un document, telles que la prévisualisation de fichiers multimédia et la conversion de formats de fichiers.

Pour résumer, alors que le SAE est considéré comme un coffre-fort numérique, la GED permet d’accéder, de stocker et d’échanger facilement les documents tout en garantissant la sécurité et la traçabilité des actions réalisées. La conséquence directe est l’amélioration des relations avec les clients, fournisseurs, partenaires par une efficacité opérationnelle accrue et une valeur ajoutée.

Quelle est l’utilité du SAE ?

Par SAE, entendez Système d’Archivage Electronique. Il s’agit en fait d’un logiciel de gestion de contenu répondant aux besoins de conservation des documents au sein d’une entreprise. Le SAE se veut une solution d’archivage, de stockage et de numérisation à la portée de tous les utilisateurs. Son utilisation permet d’atteindre les objectifs de sécurité, de traçabilité, de durabilité et d’intégrité des documents. À propos de durabilité et d’intégrité, notez que ces deux objectifs sont différents de ce que vise profondément la GED, à savoir garantir la valeur probante d’un document.

Lorsqu’un document est intégré dans le SAE, sa modification n’est pas possible, de même que sa suppression. Cela dit, on attribue à chaque document deux caractéristiques principales qui sont la durée de vie et les règles de conservation. Et la démarche s’inscrit dans le respect des dispositions légales ainsi que des règles d’archivage.

Mais la GED peut s’apparenter à un « coffre-fort électronique » garantissant la conservation standardisée des documents ainsi que l’intégrité des informations. Sachez que la conception d’un SAE ne doit pas inclure systématiquement tous les documents de l’entreprise. Celle-ci peut ainsi décider de la valeur d’un document donné et est libre de choisir de l’archiver ou non.

Possibilité de combiner SAE et GED

Même si SAE et GED ne fonctionnent pas de la même manière, il est tout de même possible de les combiner afin de répondre à toutes les exigences. La fonction « coffre » peut être incorporée dans la GED, et ce, en toute transparence.

En utilisant un outil personnalisé, les archivistes ont la possibilité de collecter les documents engageants et gérer leur cycle de vie. En fonction de cet outil, le stockage peut être mutualisé entre le SAE et la GED.

Pour conclure, la GED et le SAE se rejoignent dans certains domaines d’application. Il faut reconnaitre qu’il est difficile de les comparer, car l’une des solutions peut remplacer l’autre. Mais en réalité, ils ne répondent pas aux mêmes besoins et leurs objectifs sont différents. Pendant que la GED facilite la gestion des documents internes et permet une bonne collaboration au sein de l’entreprise, le SAE se présente comme un outil standardisé et sécurisé de stockage de documents. Pour faire le choix du système qui vous convient le plus, vous devez vous poser les bonnes questions et tenir compte des besoins de votre entreprise.