La conservation des archives est une obligation. Toute entreprise qui reçoit ou émet des archives doit les conserver tout au long de leur durée légale de conservation. Quels documents sont à garder, lesquels sont à jeter ?
Qu’est-ce qu’une archive ?
La loi 79-18 du 3 janvier 1979, définit les archives de la manière suivante :
« L’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité »
Qui se charge de leur conservation ?
Le service des archives se charge de la gestion et de la conservation des :
- Archives courantes : les documents qui sont quotidiennement utilisés au sein de l’entreprise
- Archives intermédiaires : les archives qui sont conservées, car elles ne sont plus utilisées de manière quotidienne, mais que l’on doit conserver selon leur durée légale de conservation à des fins administratives ou juridiques
- Archives définitives : les archives qui sont à conserver définitivement en raison du fait qu’elles constituent l’histoire et le patrimoine de l’entreprise
Quels documents sont à archiver ?
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Pour garantir la pérennité de l’entreprise, les documents constituant sa vie économique, juridique et sociale doivent être conservées et archivées selon une durée légale de conservation à respecter.
La conservation des documents d’archives est prescrite par le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de commerce. La conservation et l’archivage concernent donc :
- Les pièces comptables
- Les documents civils et commerciaux
- Les déclarations fiscales et sociales
Tous ces documents doivent garantir la fiabilité de la comptabilité en cas de contrôle par l’administration fiscale. Ces pièces comptables sont autant de preuves et pièces justificatives en cas de litige, de contrôle ou de vérification à postériori par l’administration, les clients ou les anciens salariés de l’entreprise. C’est pourquoi, elles doivent être conservées en l’état et sont considérées comme d’authentiques actes originaux. En cas de non conservation des archives liées à l’activité de l’entreprise des sanctions sont applicables.
Voici la liste des documents à conserver selon leur durée de conservation
| DOCUMENTS | DURÉE DE CONSERVATION | TEXTE DE RÉFÉRENCE |
| LES DOCUMENTS ET LES PIECES COMPTABLES | ||
| Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire)
Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… |
10 ans à partir de la clôture de l’exercice social | Article. L.123-22 du Code de commerce |
| LES DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX | ||
| Contrat conclu entre commerçants et non commerçants | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| Titres de propriété ou de cession de biens immobiliers | 30 ans | Article 2227 du Code civil |
| Correspondance commerciale | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| Document de transport de marchandises | 5 ans | Article L.110-4 du Code de commerce |
| LES DECLARATIONS FISCALES ET SOCIALES | ||
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties
Contribution à l’audiovisuel public |
1 an à partir de l’année d’imposition | Article L.173 du Livre des procédures fiscales |
| Contribution économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée) | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées) | 6 ans | Article L.102 B du Livre des procédures fiscales |
| Taxe sur les salaires | Fin de la 3ème année civile suivant l’année d’imposition | Article L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Déclaration Sécurité sociale | 3 ans | Article L.244-3 du
Code de la Sécurité sociale |
Pour combien de temps ?
Quant à la durée recommandée de conservation, elle dépend de la durée durant laquelle une action en justice ou de contrôle par l’administration fiscale peut être engagée. Cette durée se nomme également : « délai de prescription ». En règle générale, la durée légale de conservation des archives est de 5 ans. Toutefois, il existe de nombreuses exceptions.
Pourquoi faut-il conserver et ne pas jeter ces documents d’archives ?
La conservation des archives est un impératif juridique dès lors que la loi impose à toute entreprise en activité d’archiver ses documents durant les délais de conservation prescrits. Et si les raisons de conserver durablement les archives ne manquent pas (historiques, réductions des coûts, meilleur fonctionnement de l’entreprise…), retenons que les enjeux de le faire sont tout autant de taille, qu’ils soient juridiques (valeur probante de la pièce comptable justifiant de son authenticité et intégrité), financiers (L’archivage est un gain de temps ; il permet d’avoir accès facilement et rapidement aux documents recherchés), historiques (les archives ont une grande valeur patrimoniale), voire même techniques (la conservation des archives permet de les préserver et de rendre ainsi pérennes les données qu’elles contiennent).
Avantage d’une entreprise d’archivage
Faites appel pour cela à une entreprise d’archivage. Elle vous accompagne dans la gestion et la conservation de vos archives, grâce à une démarche méthodique et contrôlée (stockage, gestion, conservation et recherche des archives). Elle vous garantit une conservation de vos archives en toute sécurité.