L’utilisation de la machine à affranchir se démocratise davantage dans l’univers de La Poste. Elle a révolutionné les procédés d’affranchissement, utilisés autrefois. Il est primordial de bien comprendre le fonctionnement d’une machine à affranchir pour en tirer un maximum d’avantages. Mise au point !
Mieux comprendre le fonctionnement d’une machine à affranchir
Malgré l’apparition des nouveaux moyens de communication, il est toujours impossible de se passer des services de La Poste. Même les grandes entreprises tricolores continuent de les utiliser. Elles doivent envoyer des volumes de courriers à différents organismes administratifs et sociaux. Chaque document est essentiel à l’activité d’une société, peu importe sa taille. Il s’agit généralement de documents officiels et juridiques. L’utilisation d’une machine à affranchir permet d’optimiser les procédés de traitement de ces papiers administratifs. Elle offre un gain de temps et d’argent considérable. Comme son nom l’indique, une machine à affranchir sert à affranchir le courrier de manière automatisée. Une marque postale sera ensuite imprimée sur chaque document.
Alimentée en lettres grâce à un bac, une machine à affranchir permet de réaliser une marque postale personnalisée. Cela peut se faire même avec les versions obsolètes (manuelles et mécaniques). À la différence, les modèles électroniques et connectés sont plus rapides et précis. Dotés d’un écran tactile, ils s’avèrent efficaces et pratiques pour imprimer une liasse recommandée. Des informations très utiles s’y affichent lors du processus d’affranchissement. Il peut s’agir des tarifs ou du niveau de consommation du dispositif, chaque donnée étant mémorisée par l’appareil. Après l’envoi des courriers affranchis, La Poste va adresser une facture correspondant aux consommations de l’entreprise. L’acheminement des informations enregistrées par la machine sera assuré par son réseau informatique.
Quelles sont les utilisations possibles d’une machine à affranchir ?
La machine à affranchir trouve toute son utilité dans le domaine postal. Elle possède de multiples atouts recherchés par les grandes entreprises, les ETI et les TPE. Comme on le sait déjà, cet équipement permet d’avoir une vision plus claire sur sa consommation en affranchissement. Il s’avère efficace pour affranchir quotidiennement une qualité importante de courriers. Les documents seront imprimés recommandés avec accusé de réception. D’ailleurs, une machine à affranchir est très simple d’utilisation. Elle dispose d’une fente qui accueille chaque enveloppe fermée. Peu importe le nombre de documents, ils seront affranchis à la chaîne en temps voulu. Indéniablement, une machine à affranchir constitue un atout considérable pour les entreprises.
Il existe différents types de machines à affranchir commercialisées sur le marché. Mais, en général, elles fonctionnent presque toutes de la même manière. Les versions récentes intègrent d’autres options plus intéressantes. Il y a, par exemple, le suivi de son courrier en temps réel. Sans oublier la possibilité de choisir entre différents modes d’envoi du courrier affranchi. Normalement, une machine à affranchir mémorise automatiquement la valeur respective des tarifs postaux. Le processus d’affranchissement sera facturé en centime près selon le poids du pli des enveloppes. La machine évite ainsi aux utilisateurs de gaspiller inutilement leur argent. Par conséquent, le risque sur affranchissement est limité, voire supprimé. En tout cas, les prix standard du timbre sont élevés par rapport aux tarifs postaux affichés par les machines à affranchir.