Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se passe pas toujours comme prévu et que vous devez faire face à différents défis. Dès les préparations, il convient alors d’être parfaitement organisé. Organiser un événement n’est pas une tâche simple, mais il y a quelques astuces qui peuvent faire en sorte que tout se passe quasiment comme vous le souhaitez.
1. Le type de l’événement
Cela semble assez évident, mais cela vaut la peine d’avoir une approche critique de ce problème. Formulez votre objectif le plus précisément possible : transmettre des connaissances aux participants, exprimer sa gratitude aux partenaires, amasser des fonds pour un projet ou offrir un plaisir esthétique aux invités. Le type de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son timing et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, la disposition de la salle, la restauration et le son.
2. Portez une attention suffisante à la planification
Le plan devrait inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Préparez d’abord une liste des tâches principales, puis étoffez-les le plus possible avec un maximum de détails sous la forme d’étapes spécifiques qui doivent être respectées. Créer un document disponible pour toute l’équipe où chaque membre serait capable de voir les tâches des autres. Il est important de désigner le calendrier dans le plan : le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Il est souvent sous-estimé et la préparation se fait plus lentement que prévu. Vous pouvez aussi distribuer des bracelets personnalisés à tout votre personnel. Il est notamment possible d’utiliser un bracelet silicone personnalisé de couleur différente pour chaque équipe. Si les bracelets tissus ne vous plaisent pas, vous pouvez opter pour les tours de cou ou les adhési-bandes pour dispatcher votre personnel. C’est capital dans le cas d’un effectif de plus de 30 pour une organisation optimale.
3. Rédigez votre budget en tenant compte de situations imprévisibles
Regardez la liste des tâches et tenez-en compte dans votre budget. Il est également intéressant de penser à une réserve en cas d’imprévus. Par exemple, une pluie le jour de l’événement en plein air. Vous devez alors changer d’emplacement et transporter tout l’équipement et les meubles. Il est préférable de penser à ces choses à l’avance et d’être prêt pour eux financièrement.
4. Visitez les lieux et renseignez-vous sur les possibilités
Vérifiez toujours l’emplacement en personne dès la phase de sélection. Au moment le plus inattendu, il pourrait s’avérer que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall. Il est aussi fréquent que le lieu ne dispose pas de toilettes pour les personnes handicapées. Par conséquent, vérifiez ces éventuelles sources de problèmes à l’avance pour anticiper.
5. Répartir les responsabilités
Il est très important de savoir répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement au stade de la préparation, mais aussi pendant l’événement. Attribuez des responsabilités par zone. Par exemple, quelqu’un est responsable de la zone d’inscription, quelqu’un d’autre s’occupe de saluer les intervenants, une personne différente pour l’équipement, pour la restauration, la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir sa zone, ce qu’elle doit être responsable pendant toute la durée de l’événement. Là encore, le bracelet personnalisé peut servir pour savoir quelle équipe a accès à tel endroit.