La conservation de documents papier n’est pas réellement complexe, la mise en œuvre de ces quelques conseils sur l’archivage d’entreprise permettront à vos archives de mieux traverser le temps.
Conditionnement
Les documents archivés doivent dans l’idéal être regroupés dans des boîtes spécialement conçues à cet effet. Ces boîtes existent dans différentes tailles en fonction de la consultation régulière ou non des informations stockées et de l’espace disponible. A l’intérieur, les feuilles ne doivent être ni trop serrées ni trop espacées. La personne responsable des documents d’archives doit veiller à ôter toutes les chemises, sous-chemises et pochettes qui ne contribuent pas à la bonne conservation du papier. Sont également retirés les élastiques et autres éléments métalliques. A noter que les boîtes de stockage ne doivent pas être entreposées à même le sol.
Locaux
Des locaux destinés à la gestion des archives d’entreprises doivent limiter au maximum la lumière, l’humidité et la poussière. Les endroits de conservation habituels comme les caves ou les greniers sont donc à proscrire. Une salle de stockage digne de ce nom doit également répondre à une problématique : être facilement accessible tout en limitant l’accès à un personnel qualifié. En pratique, la salle est fermée à clé et autorise la consultation des documents uniquement sur place. Une entrée ou sortie de document doit faire l’objet d’une notification écrite dans un registre.
Au quotidien
La gestion des archives d’entreprise est une tâche de tous les jours, anticiper est le maître mot. Afin de faciliter le travail futur, il est conseillé de réserver un dossier à chaque affaire tout en évitant de mélanger la documentation et les archives. Les dossiers doivent être clairement identifiés et classés par ordre chronologique sans être trop volumineux.