Des milliers d’événements organisés ont lieu chaque année : incentive, conférences, colloques, séminaires, forums, réunions, conventions, congrès… mais tous ne rencontrent pas le même succès car la clé de la réussite n’est pas sur tous les trousseaux.
Qui ?
Tout d’abord, il faut déterminer l’auditoire, les participants, les interlocuteurs. Collaborateurs ? Etudiants ? Prospects ? il faut adapter votre vocabulaire et votre thème en fonction des personnes qui se trouvent en face de vous.
Quoi ?
Et le choix du thème, justement est crucial, tout comme le choix du titre. Il faut donner envie aux gens de venir assister à votre événement. Les thématiques trop « tendance » n’auront pas d’intérêt particulier, il faut trouver le twist, le sujet d’actualité mais jamais encore traité.
Où ?
Puis, vient la sélection de la salle. L’un des éléments dont il faut absolument tenir compte, c’est son emplacement. Bien desservie par les transports en commun et dont la localisation ne soit pas trop en périphérie ou dans une zone éloignée. Il faut par ailleurs qu’elle soit correctement aménagée et qu’elle ait la capacité de recevoir tous les participants, mais aussi qu’ils s’y sentent à l’aise. Si le public se marche dessus, si les auditeurs sont les uns sur les autres, s’il fait très froid dans la salle, votre sujet aura beau être LA trouvaille de l’année, ils n’en garderont qu’un souvenir très médiocre. Si vous avez la possibilité de l’organiser dans vos propres locaux, c’est l’idéal; sinon, vous devrez louer.
Quand ?
Enfin, le choix de la date n’est pas non plus à négliger. Oubliez les vacances scolaires, les lundi et les vendredi à cause des weekends, et les mercredi aussi car c’est généralement le jour des enfants. Il ne reste que le mardi et le jeudi. Vous devrez aussi vérifier qu’aucun autre événement n’a lieu ce jour, pour ne pas plomber le vôtre.
Comment ?
N’hésitez pas, quelques jours avant le jour-J, de procéder à une répétition afin d’huiler la mécanique. Vous pouvez également faire appel à des sociétés de location d’iPad afin de booster l’interaction et de rendre votre événement encore plus dynamique.
Hélène Corini